De conformidad a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa secundaria aplicable nos corresponde informarle:

1. ¿Quién es Responsable de Tratamiento de mis datos personales?

La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales es la normativa aplicable al tratamiento de datos personales en Ecuador. En este contexto, Sideralsoft Cia. Ltda. (Sideralsoft) actúa como Responsable de Tratamiento respecto de los datos personales que recopila y utiliza para gestionar la relación con sus clientes (laboratorios, clínicas, hospitales, etc.) y usuarios autorizados, así como para las actividades comerciales vinculadas a sus productos y servicios tecnológicos.

• Sideralsoft Cia. Ltda.
• RUC: 1792710545001
• Dirección: Av. Pampite y Simón Valenzuela, Edificio Yoo Cumbayá
• Correo electrónico en materia de protección de datos personales: pdp@sideralsoft.com

2. Definiciones y Términos

Para efectos del presente Aviso se considerará las siguientes definiciones:

• Cliente: persona natural o jurídica que contrata o utiliza el Servicio provisto por Sideralsoft.
• Datos Personales: cualquier información que identifica o hace identificable, directa o indirectamente, a una persona natural.
• Titular: persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
• Información del Cliente: toda información, datos, archivos, registros o contenidos, en cualquier formato, que el Cliente ingrese, cargue, transmita, almacene o ponga a disposición a través del uso del Servicio. La Información del Cliente no incluye la información generada por Sideralsoft en relación con la gestión comercial, facturación, soporte o administración del Servicio.

Respecto de la Información del Cliente, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento, lo que significa que determina las finalidades y condiciones bajo las que dicha información es recopilada, utilizada y administrada. Por su parte, Sideralsoft actúa como Encargado del Tratamiento, limitándose a tratar dicha información únicamente en nombre del Cliente.

En este sentido, Sideralsoft no decide de manera independiente para qué se utilizará la Información del Cliente ni define nuevas finalidades sobre ella, sino que proporciona la infraestructura tecnológica y los servicios necesarios para que el Cliente pueda gestionar dicha información dentro del Software. El Cliente mantiene la responsabilidad sobre la legalidad del tratamiento, la información ingresada al Servicio y el cumplimiento de las obligaciones aplicables frente a los titulares de los datos personales.

• Datos de Gestión del Servicio: Datos Personales que Sideralsoft trata para gestionar la relación con el Cliente, administrar el Servicio, crear o gestionar accesos, prestar soporte, emitir facturas, gestionar pagos, atender comunicaciones, verificar el uso del Servicio, cumplir obligaciones legales y atender solicitudes.
• Servicio: acceso remoto, bajo modalidad SaaS, al Software provisto por Sideralsoft, que permite la automatización, gestión, procesamiento y reporte de procesos de laboratorio clínico, incluyendo funcionalidades adicionales contratadas.
• Software: conjunto de componentes tecnológicos, módulos y funcionalidades desarrollados, programas, códigos, documentación funcional y provistos por Sideralsoft, destinados a la administración y gestión de los procesos del Cliente, incluyendo módulos transaccionales, de información, de análisis, de control y de integración, así como otras funcionalidades habilitadas para el Servicio.
• Portal de Administración del Servicio: plataforma en línea privada proporcionada por Sideralsoft, accesible únicamente mediante credenciales autorizadas, que permite al Cliente gestionar la operación del Servicio.
• Administrador de Cuenta: persona designada por el Cliente como responsable de gestionar el Servicio, incluyendo la creación de Usuarios Autorizados y configuración de módulos. Se presume que la persona designada por el Cliente como Administrador de Cuenta es la persona con el rol administrador en la plataforma.
• Usuarios Autorizados: personas autorizadas a quienes el Cliente, bajo su exclusiva responsabilidad, conceda acceso al sistema mediante la creación de perfiles y la asignación de roles o permisos de uso.
• Usuarios Finales: personas naturales vinculadas a los servicios, actividades o procesos que el Cliente gestiona a través del Servicio provisto por Sideralsoft. Toda relación con los Usuarios Finales, así como la exactitud, licitud y suficiencia de la información registrada, será responsabilidad exclusiva del Cliente.
• Soporte: actividades de soporte técnico, capacitación, configuración o integración de datos que Sideralsoft ofrezca al Cliente en relación con el Servicio.
• Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.
• Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica encargada de tratar los datos personales a nombre y por cuenta del Responsable de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado.

3. ¿Cómo obtenemos tus datos personales?

Los Datos Personales podrán ser recopilados durante la interacción del Cliente, Administrador de Cuenta, Usuarios Autorizados o personas designadas por el Cliente con Sideralsoft, a través de los distintos canales habilitados por la compañía, los cuales se encuentran sujetos a lo dispuesto en este Aviso:

• Canales físicos: visitas técnicas, reuniones, inspecciones u otros espacios presenciales en los que el Cliente o sus representantes entreguen información a Sideralsoft.
• Canales digitales: página web, correo electrónico, formularios en línea, WhatsApp, uso del Software u otros medios digitales habilitados por Sideralsoft.
• Canales de soporte: medios habilitados por Sideralsoft para atender consultas, requerimientos técnicos, solicitudes de capacitación, configuración, integración, mantenimiento o reportes relacionados con el Servicio.

Este Aviso aplica únicamente a los Datos de Gestión del Servicio. No aplica a la Información del Cliente ni a los Datos Personales de Usuarios Finales que el Cliente ingrese, cargue, transmita, almacene, gestione o procese a través del Servicio. Respecto de dicha información, Sideralsoft actúa como Encargado de Tratamiento, y su tratamiento se rige por los Términos y Condiciones Suscripciones al Servicio Sistema de Información de Laboratorio («LIS») y por el Contrato de Acceso a Datos Personales en calidad de Encargado de Tratamiento.

4. ¿Cómo utilizamos tus datos personales?

Sobre la base de la ejecución de nuestras obligaciones contractuales:

• Gestionar solicitudes de información, cotizaciones, demostraciones, propuestas comerciales, contratación, implementación, renovación o terminación del Servicio.
• Habilitar, administrar y operar el Servicio contratado, incluyendo cuentas, accesos, perfiles, roles, permisos, configuraciones, módulos, funcionalidades e integraciones.
• Gestionar pagos, facturación, cobros, comprobantes, registros de consumo o uso del Servicio y demás documentos comerciales vinculados a la relación con el Cliente.
• Prestar soporte técnico, capacitación, configuración, integración, mantenimiento, actualización y atención de requerimientos relacionados con el Servicio.
• Mantener comunicaciones con el Cliente, Administradores de Cuenta, Usuarios Autorizados o contactos designados, incluyendo respuestas a consultas, comunicaciones de soporte, avisos operativos, actualizaciones del Servicio, notificaciones técnicas o administrativas, comentarios y retroalimentación relacionada con el Servicio.
• Mantener la seguridad, disponibilidad, integridad, estabilidad y continuidad del Servicio, sistemas, redes, canales digitales e infraestructura tecnológica de Sideralsoft.
• Verificar registros de acceso, eventos técnicos, logs, errores, estado operativo, métricas de calidad, rendimiento y disponibilidad, en la medida necesaria para operar, mantener, proteger y dar soporte al Servicio.
• Detectar, prevenir y atender accesos no autorizados, usos indebidos, fallas técnicas, errores, interrupciones, incidentes de seguridad u otros eventos que puedan afectar el funcionamiento del Servicio.
• Realizar análisis internos, métricas o reportes agregados sobre la calidad, estabilidad, desempeño, seguridad y funcionamiento del Servicio.
• Realizar recomendaciones técnicas u operativas al Cliente para optimizar el uso del Servicio, mejorar configuraciones, rendimiento, seguridad, continuidad o aprovechamiento de las funcionalidades disponibles, sin utilizar la Información del Cliente ni los Datos Personales de Usuarios Finales para finalidades propias de Sideralsoft.
• Gestionar consultas, quejas, reclamos, reportes o solicitudes presentadas a través de los canales dispuestos por Sideralsoft, cuando se relacionen con la prestación, uso, administración o soporte del Servicio.

Sobre la base del consentimiento libre, informado, inequívoco y específico:

• Remitir comunicaciones comerciales y promocionales sobre productos o servicios a personas interesadas en conocer nuestra oferta.

Sobre la base del cumplimiento de una norma u obligación legal:

• Gestionar la facturación, documentos tributarios, registros contables y demás información requerida conforme a las disposiciones legales aplicables.
• Reportar información a autoridades competentes, incluyendo el Servicio de Rentas Internas – SRI y demás organismos de control, cuando corresponda conforme a la normativa aplicable.
• Atender requerimientos, auditorías, inspecciones, procesos de supervisión, mandatos administrativos, judiciales o solicitudes legalmente exigibles.
• Conservar información necesaria para respaldar operaciones comerciales, contractuales, contables, tributarias y administrativas, dentro de los plazos exigidos por la ley.

Sobre la base de interés legítimo:

• Utilizar sistemas de videovigilancia para proteger la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de Sideralsoft, y para prevenir o atender incidentes que puedan ocurrir en nuestras instalaciones.
• Enviar comunicaciones comerciales e informativas a Clientes sobre nuevas funcionalidades, actualizaciones, servicios adicionales, add-ons, mejoras o contenidos relacionados con los productos y servicios de Sideralsoft.
• Gestionar auditorías internas o externas para verificar el cumplimiento de políticas, procesos, estándares de seguridad, obligaciones contractuales y estándares organizacionales.

Sideralsoft tratará distintos tipos de datos personales para las finalidades antes indicadas. Dichos datos se agrupan con base en lo señalado en este Aviso. Para las finalidades y tratamientos que requieran consentimiento expreso, la compañía implementará los mecanismos correspondientes para su obtención.

5. Categorías de datos personales tratados

Datos Personales Generales:

• Datos identificativos (como por ejemplo número de cédula, nombres, apellidos, firmas, entre otros).
• Datos de contacto (como por ejemplo tu correo electrónico, dirección del domicilio, celular, entre otros).
• Datos laborales o profesionales (como por ejemplo cargo, función, área, rol, empresa a la que pertenece y datos de contacto institucional).
• Datos de facturación: como por ejemplo RUC, razón social o nombre del pagador, dirección de facturación, datos de comprobantes, valores facturados, retenciones y demás información necesaria para la emisión y gestión de documentos contables o tributarios.
• Datos bancarios: como por ejemplo entidad financiera, número de cuenta, tipo de cuenta, titular de la cuenta y comprobantes de transferencia, cuando el pago se realice mediante transferencia bancaria.
• Datos transaccionales de pago: como por ejemplo método de pago, estado del pago, referencia, código o identificador de transacción, fecha de pago, valor pagado e información necesaria para confirmar, registrar y conciliar pagos realizados mediante botones, pasarelas de pago u otros medios habilitados.
• Datos de comunicaciones e interacciones con Sideralsoft (como por ejemplo consultas, solicitudes, tickets de soporte, respuestas, comentarios, retroalimentación, requerimientos técnicos y registros de atención a través de los canales habilitados).
• Imágenes físicas y voz únicamente cuando sea captado a través de nuestro sistema de videovigilancia.
• Datos de navegación, configuración y uso del Servicio (como por ejemplo dirección IP, identificadores del dispositivo, navegador utilizado, fecha y hora de acceso, registros de acceso, cookies o tecnologías similares, configuraciones, roles, permisos, acciones realizadas en el Servicio, logs técnicos, errores, métricas de rendimiento y eventos de seguridad).

Datos Personales Categorías Especiales: No se tratan datos personales de categoría especial de Clientes, incluyendo Administradores de Cuenta y Usuarios Autorizados.

6. Protección en Datos Personales de Categorías Especiales

Sideralsoft no trata Datos Personales de categorías especiales para la gestión de la relación con sus Clientes, Administradores de Cuenta y Usuarios Autorizados.

7. Efectos por datos erróneos o no entregados

La exactitud y veracidad de los Datos Personales proporcionados por los Clientes, Administradores de Cuenta, Usuarios Autorizados o personas designadas por el Cliente es necesaria para gestionar correctamente la relación con Sideralsoft y la prestación del Servicio.

La entrega de Datos Personales incompletos, inexactos o falsos, así como la negativa a proporcionarlos cuando sean necesarios, podrá impedir la atención de solicitudes, la creación o administración de accesos, la prestación de soporte, la emisión de facturas, la gestión de pagos o el envío de comunicaciones relacionadas con el Servicio.

Sideralsoft no será responsable por las afectaciones que se produzcan como consecuencia de información incorrecta, incompleta, desactualizada o no entregada por el Cliente, Administradores de Cuenta, Usuarios Autorizados o personas designadas por el Cliente, sin perjuicio de las responsabilidades legales que pudieran corresponder.

8. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos personales?

Los Datos de Gestión del Servicio de Clientes, Administradores de Cuenta, Usuarios Autorizados y personas designadas por el Cliente serán conservados mientras se mantenga la relación comercial o contractual con Sideralsoft. Una vez terminada dicha relación, podrán conservarse bloqueados hasta por diez (10) años, únicamente para respaldar operaciones comerciales, atender requerimientos, auditorías, reclamaciones, obligaciones legales o ejercer la defensa de derechos.

La Información del Cliente ingresada, cargada, almacenada o gestionada a través del Servicio se conservará por un período máximo de noventa (90) días calendario una vez terminado el Servicio, únicamente para permitir que el Cliente solicite su exportación o recuperación, conforme a los términos aplicables. Cumplido dicho plazo, Sideralsoft podrá eliminarla o anonimizarla, salvo obligación legal de conservación o instrucción expresa del Cliente.

Sideralsoft podrá conservar registros de auditoría y trazabilidad relacionados con el uso del Servicio por el tiempo necesario para fines de seguridad, cumplimiento normativo, auditoría, soporte, continuidad del Servicio o defensa legal.

Cuando una obligación legal o regulatoria exija un plazo específico o mayor, la información correspondiente se conservará durante dicho plazo.

9. Terceros con quienes compartimos los Datos Personales

Para el cumplimiento de las finalidades señaladas en este Aviso, Sideralsoft podrá comunicar los datos a terceros en calidad de destinatarios o encargados según corresponda:

• Entidades e instituciones de la administración pública, en razón de sus competencias (Servicio de Rentas Internas, Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, Jueces y Tribunales, Fiscalía General del Estado, Policía Nacional, entre otras).
• Auditores externos, asesores legales, contables, tributarios o consultores especializados, cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, auditorías, reclamaciones o defensa de derechos.
• Entidades financieras, bancos, pasarelas de pago, proveedores de botones de pago o procesadores de transacciones, cuando sea necesario para gestionar, confirmar, registrar o conciliar pagos relacionados con el Servicio.
• Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación u otras entidades públicas habilitadas, cuando el Cliente utilice funcionalidades del Servicio que requieran validar datos identificativos de Usuarios Finales para facturación, emisión de comprobantes u otros procesos propios de su operación.
• Cliente y Administrador de Cuenta, quienes podrán acceder, gestionar o consultar información relacionada con cuentas, perfiles, roles, permisos, actividad, configuraciones y uso de los Usuarios Autorizados, en la medida necesaria para administrar el Servicio.
• Entidades que actúan en calidad de encargados del tratamiento y que prestan servicios tecnológicos, de alojamiento, infraestructura en la nube, soporte, mantenimiento, desarrollo, ciberseguridad, comunicaciones, facturación electrónica, gestión documental, administración de sistemas u otros servicios necesarios para la operación de Sideralsoft y la prestación del Servicio.

Respecto de la Información del Cliente, Sideralsoft podrá valerse de subencargados, proveedores o servicios de consulta y validación necesarios para la adecuada prestación del Servicio, conforme a los Términos y Condiciones Suscripciones al Servicio Sistema de Información de Laboratorio («LIS») y el Contrato de Acceso a Datos Personales en calidad de Encargado de Tratamiento.

Sideralsoft cumplirá con todas las obligaciones legales aplicables al momento de compartir datos personales y exigirá a los terceros receptores el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos.

10. Transferencias Internacionales de Datos

Sideralsoft presta el Servicio bajo modalidad SaaS, por lo que los Datos de Gestión del Servicio y la Información del Cliente podrán alojarse o procesarse en infraestructura tecnológica en la nube de Amazon Web Services (AWS), ubicada en Estados Unidos de América, para la operación, disponibilidad, seguridad, respaldo y continuidad del Servicio.

Dicho alojamiento corresponde a una condición técnica necesaria para la prestación del Servicio y no implica una comunicación de Datos Personales a terceros para finalidades propias distintas a las previstas en este Aviso.

Sideralsoft no realiza transferencias internacionales de datos personales de sus Clientes. No obstante, en caso de que, por necesidades operativas, contractuales o legales, deba efectuar este tipo de transferencias, las mismas se realizarán conforme a las disposiciones aplicables de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento y demás normativa secundaria emitida por la Autoridad competente.

En caso de que los servidores, proveedores o destinatarios se encuentren ubicados en países que no cuenten con un nivel adecuado de protección reconocido por la Autoridad Ecuatoriana de Protección de Datos Personales, la transferencia internacional únicamente se realizará cuando se cumpla al menos una de las siguientes condiciones: i) que se incorporen garantías suficientes que aseguren el cumplimiento de la normativa ecuatoriana de protección de datos personales, tales como cláusulas contractuales estándar, instrumentos jurídicos vinculantes, normas corporativas vinculantes, códigos de conducta con mecanismos de supervisión u otras salvaguardas permitidas; ii) que la transferencia cuente con la autorización expresa de la Autoridad de Protección de Datos Personales; o iii) que el titular haya otorgado su consentimiento explícito previo, cuando esta sea la base de legitimación aplicable.

11. ¿Cómo protegen mis datos personales?

Sideralsoft respeta su privacidad y valora su confianza. El acceso a sus Datos Personales se limita únicamente a las personas que necesitan conocerlos para ejecutar las actividades descritas en este Aviso, así como aquellas vinculadas a la prestación, administración, soporte, seguridad y continuidad del Servicio.

Sideralsoft aplica medidas de seguridad técnicas, organizativas, administrativas y jurídicas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los Datos Personales. Estas medidas podrán incluir, según corresponda, controles de acceso, gestión de credenciales, cifrado en tránsito y en reposo, registros de actividad, segregación lógica por cliente, copias de seguridad, revisión de permisos y medidas para prevenir accesos, usos, divulgaciones, modificaciones o pérdidas no autorizadas.

12. ¿Qué derechos tengo sobre mis datos personales y cómo puedo ejercerlos?

En base a la legislación de protección de datos personales usted tiene derecho a:

• Derecho de acceso: Conocer y obtener el detalle sobre sus datos personales y el uso que hacemos de ellos. Podremos entregar una copia.
• Derecho de rectificación y actualización: En caso de que los datos entregados se hayan modificado o presenten errores, sean incorrectos, inexactos o incompletos. De ser necesario, la compañía podrá solicitar los documentos que justifiquen dichas modificaciones.
• Derecho de eliminación: Se podrá solicitar la eliminación de los datos personales cuando: i) el tratamiento no cumpla los principios de la normativa; ii) el tratamiento no sea necesario o pertinente para las finalidades previstas; iii) se haya cumplido la finalidad para la cual fueron recogidos; iv) se haya cumplido el plazo legal de conservación; v) afecten derechos fundamentales; vi) el consentimiento haya sido revocado o no se haya otorgado para los fines previstos; vii) exista obligación legal de eliminarlos.
• Derecho de oposición: Oponerse a cualquier tratamiento basado en el interés legítimo cuando: i) no se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento esté ordenado por ley; ii) el tratamiento tenga por objeto la mercadotecnia directa, incluida la elaboración de perfiles, en cuyo caso los datos dejarán de tratarse para dichos fines; iii) no sea necesario el consentimiento como consecuencia del interés legítimo previsto en la normativa y se justifique en una situación concreta del titular, salvo que una ley disponga lo contrario, a menos que las razones del responsable prevalezcan sobre cualquier perjuicio a los derechos del titular.
• Derecho de suspensión: Suspender el tratamiento de sus datos en las siguientes situaciones: i) cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, mientras el responsable de tratamiento verifica la exactitud de los mismos; ii) el tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso; iii) el responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; iv) cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento en virtud de la normativa, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado.
• Derecho a la portabilidad: Recibir sus datos en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, interoperable y de lectura mecánica, preservando sus características, o solicitar su transmisión a otros responsables conforme a la normativa aplicable.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas: No ser sujeto de decisiones total o parcialmente automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos o afecten sus derechos y libertades fundamentales.
• Derecho a la revocación del consentimiento: Solicitar, en cualquier momento, la revocación de los consentimientos otorgados para el tratamiento de sus datos, mediante el mismo mecanismo señalado en este Aviso. La revocación opera desde el momento en que es presentada y no afecta la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.

El ejercicio de estos derechos está sujeto a ciertas excepciones, en algunos casos establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, para salvaguardar el interés público (p. ej. prevenir o detectar un acto ilícito) y los intereses de Sideralsoft.

Si ejerce alguno de estos derechos, se verificará la legitimidad de la solicitud y recibirá una respuesta en el plazo de hasta quince (15) días.

Las solicitudes relacionadas con la Información del Cliente o con los Datos Personales de los Usuarios Finales deberán ser dirigidas al Cliente, quien actúa como Responsable del Tratamiento. En caso de recibir directamente este tipo de solicitudes, Sideralsoft podrá canalizarlas al Cliente y brindarle la asistencia técnica razonablemente necesaria para su atención, cuando corresponda. Sideralsoft no será responsable por el incumplimiento de los plazos de respuesta cuando dicho incumplimiento sea consecuencia de la entrega tardía de la información, instrucciones o autorizaciones por parte del Cliente, o de cualquier otra demora atribuible a este que impida a Sideralsoft realizar las validaciones técnicas, el análisis correspondiente o ejecutar las acciones necesarias dentro de un plazo razonable.

Para ejercer los derechos mencionados, o plantear cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de sus datos personales, usted podrá dirigirse a Sideralsoft mediante solicitud a través de un escrito en formato físico entregado en las oficinas de Sideralsoft, o mediante el correo electrónico a: pdp@sideralsoft.com

13. Vulneraciones de Seguridad

Cualquier persona que tenga conocimiento de una violación de seguridad de datos que involucre o afecte la confidencialidad, integridad y disponibilidad de Datos Personales en custodia de Sideralsoft deberá informarlo a la dirección de correo electrónico señalada al inicio de este Aviso.

14. Cambios en el Aviso

Sideralsoft podrá realizar en cualquier momento cambios o modificaciones al presente Aviso de Privacidad, los cuales serán comunicados oportunamente a nuestros Clientes y Usuarios a través de los canales institucionales de la compañía.